Gizlilik Politikası
Lütfen işbu Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması Politikası’nı (“Politika”) dikkatli bir şekilde okuyunuz. Bu Politika, BigBrains Yazılım Teknolojileri Limited Şirketi (“Hukuksal”, “Şirket”, “Biz”) tarafından www.hukuksal.co internet sitesi, alt alan adları, mobil ve masaüstü uygulamaları ile Microsoft Word eklentisi üzerinden sunulan yapay zekâ destekli hukuki yazılım ürünleri ve hizmetlerin (“Hizmet” veya “Hizmetler”) kullanımı sırasında kişisel verilerinizin nasıl toplandığını, işlendiğini, korunduğunu ve haklarınızı açıklamaktadır.
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”), Avrupa Birliği Genel Veri Koruma Tüzüğü (“GDPR”) ve ilgili diğer mevzuat kapsamında tüm kullanıcıların gizlilik haklarına saygı duyduğumuzu beyan ederiz. Hizmetler’e kayıt olarak, abone olarak veya herhangi bir biçimde erişim sağlayarak; işbu Politika’yı okuduğunuzu ve anladığınızı kabul etmiş sayılırsınız.
MADDE 1 – VERİ SORUMLUSU
1.1. Veri sorumlusu: BigBrains Yazılım Teknolojileri Limited Şirketi
1.2. Adres: Bilkent Cyberpark, Üniversiteler, 1597. Cd. Bilkent Center AVM No:3/127, 06450 Çankaya/Ankara
1.3. E-posta: info@hukuksal.co
1.4. Telefon: 0850 305 1043
1.5. Web sitesi: www.hukuksal.co
MADDE 2 – AMAÇ VE KAPSAM
2.1. İşbu Politika’nın amacı; Hizmetler’den yararlanan gerçek ve tüzel kişi kullanıcıların (“Kullanıcı”) kişisel verilerinin hangi amaçlarla, hangi hukuki sebeplere dayanılarak, hangi yöntemlerle toplandığını, işlendiğini, saklandığını, aktarıldığını ve korunduğunu şeffaf biçimde açıklamaktır.
2.2. Politika; Platform Kullanıcı Sözleşmesi’nin ayrılmaz bir parçasıdır ve Hizmetler’in kullanımıyla birlikte uygulanır.
MADDE 3 – TANIMLAR
Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi ifade eder.
Kullanıcı Verisi: Kullanıcı tarafından Platform’a yüklenen, girilen, oluşturulan veya işlenmek üzere aktarılan belge, metin, dosya ve her türlü veriyi ifade eder.
Gizli Bilgi: Müvekkil verileri, ticari sırlar ve kamuya açık olmayan her türlü bilgiyi ifade eder.
Anonimleştirme/Maskeleme: Kişisel verilerin, geri dönüşümsüz veya yer tutucularla değiştirilerek kimliği belirli veya belirlenebilir hâle getirilemeyecek şekilde işlenmesini ifade eder.
MADDE 4 – TOPLANAN VERİLER
4.1. Kimlik ve İletişim Verileri: Ad, soyad, e-posta adresi, telefon numarası, şirket/kurum bilgileri.
4.2. Hesap ve Abonelik Verileri: Kullanıcı adı, parola (şifrelenmiş), abonelik planı, fatura bilgileri, ödeme geçmişi.
4.3. Kullanıcı Verisi: Yüklediğiniz belgeler, sözleşmeler, dilekçeler ve diğer hukuki dokümanlar; Platform üzerinde oluşturduğunuz taslaklar ve içerikler.
4.4. Kullanım ve Teknik Veriler: Platform içi işlemler, tercihler, kullanım logları, erişim kayıtları, IP adresi, cihaz ve tarayıcı bilgileri, oturum bilgileri.
4.5. Çerez ve Analitik Verileri: Çerez verileri, sayfa görüntüleme istatistikleri ve kullanıcı davranış analitiği verileri (Madde 9’a bakınız).
MADDE 5 – VERİLERİN TOPLANMA YÖNTEMİ
5.1. Kişisel verileriniz; Platform’a kayıt olurken girdiğiniz bilgiler, demo talep ve iletişim formları, Platform üzerinde yüklediğiniz belgeler ve oluşturduğunuz içerikler, Hizmetleri kullanırken otomatik toplanan veriler, çerezler ve benzeri teknolojiler ile e-posta ve müşteri hizmetleri iletişimleri yoluyla toplanmaktadır.
5.2. Hukuksal, kullanıcı deneyimini iyileştirmek ve Hizmetler’in işlevselliğini artırmak amacıyla çerezler, analiz araçları ve benzeri teknolojiler kullanmaktadır.
MADDE 6 – VERİLERİN KULLANIM AMAÇLARI
6.1. Toplanan kişisel veriler aşağıdaki amaçlarla kullanılmaktadır:
(a) Platform hizmetlerinin sunulması ve geliştirilmesi;
(b) Yapay zekâ destekli hukuki analiz ve önerilerin sağlanması;
(c) Kullanıcı hesaplarının yönetimi ve güvenliğinin sağlanması;
(d) Müşteri destek hizmetlerinin verilmesi;
(e) Ödeme ve fatura işlemlerinin gerçekleştirilmesi;
(f) İletişim ve bilgilendirme faaliyetlerinin yürütülmesi;
(g) Platform performansının izlenmesi ve iyileştirilmesi;
(h) Yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve hukuki işlemlerin takibi.
MADDE 7 – HUKUKİ SEBEPLER
7.1. Kişisel verileriniz KVKK’nın 5. ve 6. maddelerinde belirtilen;
(a) Sözleşmenin kurulması veya ifası için gerekli olması,
(b) Açık rızanızın bulunması,
(c) Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,
(d) Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,
(e) İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması
hukuki sebeplerine dayanılarak işlenmektedir.
MADDE 8 – VERİ GÜVENLİĞİ MİMARİSİ
8.1. Üç Katmanlı Koruma: Hukuksal, Kullanıcı Verisi’ni korumak için üç katmanlı bir mimari kullanmaktadır:
(a) Veriler Türkiye’de Saklanır: Tüm kullanıcı verileri Türkiye’deki veri merkezinde (vmind altyapısı) saklanır. Ham kişisel veri hiçbir koşulda yurt dışına çıkmaz.
(b) Yapay Zekâya Maskelenmiş Gider: Belgenizdeki kişisel veriler, yapay zeka servisine gönderilmeden önce yer tutucularla değiştirilir. Servis kimlik bilgilerinizi hiçbir zaman görmez.
(c) Güvenli Yeniden Birleştirme: Yapay zekâdan dönen yanıttaki yer tutucular, yalnızca Türkiye’deki veri tabanındaki eşleşmeyle gerçek verilerle değiştirilir ve size sunulur.
8.2. Kullanıcı Verisi, üçüncü taraflara hizmet sunmak veya yapay zekâ modeli eğitmek amacıyla kesinlikle kullanılmaz. Kullandığımız yapay zekâ servisleri, size ait anonim metinleri dahi kendi modellerini eğitmek için kullanmamayı sözleşmesel olarak taahhüt eder.
8.3. Veri Saklama ve İmha:
(a) Anlık İşlemler: Arama, analiz veya taslak oluşturma gibi anlık işlemler için yüklenen veriler, güvenli bulut altyapısında yalnızca söz konusu işlemin gerçekleştirilmesi amacıyla kullanılır. İşlem tamamlandıktan sonra kaynak veriler sistemden kalıcı olarak silinir.
(b) Kalıcı Saklama: Dilekçe editörü gibi belirli araçlar, Kullanıcı’nın taslaklarını ve çalışma dosyalarını yönetebilmesi için bu verileri şifreli biçimde ve Kullanıcı hesabına bağlı olarak saklayabilir.
(c) Kalıcı Silme: Gerek anlık işlem sonrası otomatik olarak imha edilen, gerekse Kullanıcı tarafından el ile silinen dosyalar sistemden tamamen ve geri dönüşümsüz biçimde kaldırılır.
8.4. Teknik ve İdari Tedbirler: SSL/TLS şifrelemeli veri aktarımı, güvenli sunucu altyapısı, erişim kontrolü ve yetkilendirme sistemleri, düzenli güvenlik denetimleri, veri yedekleme sistemleri, çalışan eğitimleri ve gizlilik taahhütleri ile üçüncü taraf hizmet sağlayıcılarla gizlilik ve güvenlik anlaşmaları uygulanmaktadır.
MADDE 9 – MICROSOFT CLARITY İLE KULLANICI DAVRANIŞ ANALİTİĞİ
9.1. Hukuksal, Platform’un kullanılabilirliğini ve kullanıcı deneyimini iyileştirmek amacıyla Microsoft Corporation tarafından sunulan Microsoft Clarity analitik hizmetini kullanmaktadır. Clarity; oturum kayıtları, tıklama haritaları (heatmaps), kaydırma davranışları ve sayfa etkileşim istatistikleri gibi kullanıcı davranış verilerini toplayabilir.
9.2. Kişisel Verilerin ve Hukuki Verilerin Maskelenmesi: Hukuksal, Microsoft Clarity aracılığıyla toplanan verilerde kişisel verilerinizin ve hukuki verilerinizin (müvekkil bilgileri, kimlik numaraları, adresler, telefon numaraları, sözleşme metinleri, dilekçe içerikleri, mahkeme kararları ve benzeri Gizli Bilgiler dahil) tamamen sansürlenmiş ve maskelenmiş biçimde kaydedilmesini sağlayan teknik tedbirler uygulamaktadır. Platform üzerinde görüntülenen kişisel ve hukuki içerikler, Clarity oturum kayıtlarına aktarılmadan önce otomatik maskeleme mekanizmalarıyla gizlenir; gerçek isim, kimlik, iletişim bilgisi veya belge içeriği Clarity tarafından okunamaz ve kaydedilemez hâle getirilir.
9.3. Clarity aracılığıyla toplanan veriler; Platform arayüzünün iyileştirilmesi, kullanım sorunlarının tespiti ve genel performans analizi amacıyla kullanılır. Bu veriler, yapay zekâ modeli eğitimi, reklam hedefleme veya Kullanıcı Verisi’nin üçüncü taraflara satışı amacıyla kullanılmaz.
9.4. Microsoft Clarity’nin veri işleme faaliyetleri Microsoft’un gizlilik politikası ve hizmet şartlarına tabidir. Clarity hizmetinin sunucularının yurt dışında bulunması nedeniyle, maskelenmiş kullanıcı davranış verileri KVKK’nın 9. maddesi kapsamında, açık rızanız veya kanunda öngörülen diğer şartlar çerçevesinde yurt dışına aktarılabilir.
9.5. Clarity çerezlerini tarayıcı ayarlarınızdan yönetebilir veya devre dışı bırakabilirsiniz. Clarity’nin devre dışı bırakılması, Platform’un temel işlevlerini etkilemez; ancak kullanıcı deneyimi iyileştirme çalışmalarımızın verimliliğini azaltabilir.
MADDE 10 – VERİLERİN PAYLAŞIMI VE AKTARIMI
10.1. Hukuksal, kişisel verilerinizi KVKK’ya uygun olarak korur ve açık rızanız veya yasal zorunluluk bulunmadıkça üçüncü kişilerle paylaşmaz.
10.2. Kişisel verileriniz; yapay zekâ teknoloji sağlayıcıları (yalnızca maskelenmiş veriler), hosting ve bulut hizmet sağlayıcıları, ödeme hizmet sağlayıcıları, iletişim hizmet sağlayıcıları, analitik hizmet sağlayıcıları (Microsoft Clarity – Madde 9), hukuki danışmanlar ve denetim firmaları ile yasal zorunluluklar, mahkeme kararları veya kamu otoritelerinin talepleri doğrultusunda resmi kurumlarla paylaşılabilir.
10.3. Ham kişisel veri ve Kullanıcı Verisi yurt dışına aktarılmaz. Yapay zekâ servislerine yalnızca anonimleştirilmiş/maskelenmiş veri iletilir.
MADDE 11 – VERİLERİN SAKLANMA SÜRESİ
11.1. Kişisel verileriniz işlendikleri amaç için gerekli olan süre boyunca, yasal saklama yükümlülüklerimiz çerçevesinde saklanmaktadır.
11.2. Hesap verileriniz hesap aktif olduğu sürece artı 2 yıl; işlem kayıtları yasal zorunluluklar gereği en az 10 yıl; iletişim kayıtları 3 yıl süreyle saklanır.
11.3. Yüklediğiniz belgeler hesabınızı sildiğinizde veya talep ettiğinizde silinir. Saklama süresi sona eren kişisel verileriniz silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.
MADDE 12 – KULLANICI HAKLARI
12.1. KVKK’nın 11. maddesi uyarınca aşağıdaki haklara sahipsiniz:
(a) Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme;
(b) İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme;
(c) Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme;
(d) Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme;
(e) Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme;
(f) KVKK’da öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme;
(g) Düzeltme, silme ve yok edilme işlemlerinin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme;
(h) İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme;
(i) Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız halinde zararın giderilmesini talep etme.
12.2. Bu haklarınızı kullanmak için info@hukuksal.co e-posta adresine veya Bilkent Cyberpark, Üniversiteler, 1597. Cd. Bilkent Center AVM No:3/127, 06450 Çankaya/Ankara posta adresine başvurabilirsiniz. Başvurularınız talebinizin niteliğine göre en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır.
MADDE 13 – ÇOCUKLARIN GİZLİLİĞİ
13.1. Hizmetlerimiz 18 yaşından küçük kişilere yönelik değildir ve bilerek 18 yaşından küçük kişilerden kişisel veri toplamayız. Bir ebeveyn veya vasi çocuğunun bize kişisel veri sağladığını fark ederse derhal info@hukuksal.co adresinden bizimle iletişime geçmesini rica ederiz.
MADDE 14 – POLİTİKA DEĞİŞİKLİKLERİ
14.1. Hukuksal, işbu Politika’yı zaman zaman güncelleyebilir. Önemli değişiklikler, yürürlük tarihinden makul bir süre önce Platform üzerinden veya kayıtlı e-posta adresinize bildirimde bulunularak duyurulur. Değişiklik sonrası Hizmetler’in kullanılmaya devam edilmesi, yeni hükümlerin kabul edildiği anlamına gelir.